जानिए औपचारिक पत्र क्या है? | Aupcharik Patra In Hindi

Aupcharik Patra In Hindi: औपचारिक पत्र एक लिखित संचार है जिसका उपयोग आधिकारिक, व्यावसायिक या शैक्षिक उद्देश्यों के लिए किया जाता है। यह अक्सर एक विशिष्ट प्रोटोकॉल या नियमों के सेट का पालन करता है जो उस विशेष उद्देश्य के लिए बनाए गए थे और आधिकारिक तौर पर लिखे गए हैं। इन पत्रों में अक्सर नाम, पता, तारीखें, विशिष्ट संदेश, समझौते, अनुरोध, शिकायतें और अन्य जानकारी शामिल होती हैं।

औपचारिक पत्र विभिन्न स्वरूपों में आते हैं, जिनमें अनुरोध, प्रस्ताव, शिकायत और समझौते पत्र के साथ-साथ समझौता ज्ञापन भी शामिल हैं। किसी विशिष्ट उद्देश्य से लिखे गए इन पत्रों के अंतर्गत विस्तृत विवरण दिया जाता है।

औपचारिक पत्र लिखते समय ध्यान रखने योग्य बातें

औपचारिक पत्र (Aupcharik patra in Hindi) लिखना शुरू करने से पहले उसका उद्देश्य स्पष्ट करना महत्वपूर्ण है। इससे आपके लिए पत्र को उसके विषय के अनुसार व्यवस्थित करना आसान हो जाएगा।

जानकारी एकत्र करना: आपके पत्र के लिए प्रारूप चुनने के बाद अगला कदम उस विषय से संबंधित सभी डेटा इकट्ठा करना है। यह जानकारी आपके पत्र में अवश्य लिखी होनी चाहिए।

पत्र का प्रारूप निर्धारित करें: औपचारिक पत्र प्रारूप का चयन करते समय, संगठन महत्वपूर्ण है। संदेश के साथ, आपके पत्र में प्राप्तकर्ता का नाम, पता, दिनांक और अन्य विवरण भी शामिल होने चाहिए।

विशिष्टताओं का प्रयोग करें: पत्र लिखते समय आपको संभवतः विवरण शामिल करने की आवश्यकता होगी। इससे आपके पत्र के पाठक को विषय समझने में आसानी होगी।

लेखन शैली पर विचार: अपने पत्र के लिए सारी जानकारी एकत्र करने के बाद अपनी भाषा और लेखन शैली पर विचार करें। आपके पत्र में प्रत्येक अधिकारी के पद के लिए उपयुक्त भाषा का उपयोग होना चाहिए।

संवेदनशील और पेशेवर लहजे का प्रयोग:इसके अतिरिक्त, स्पष्ट, सुसंगत भाषा का उपयोग करें जो सावधानी के साथ विराम चिह्नों का पालन करती हो। अंतिम लेकिन महत्वपूर्ण बात, आपको अपने पत्र को संवेदनशील और पेशेवर लहजे में चित्रित करना होगा। 

इससे संभावित उत्तराधिकारियों के लिए आपके पत्र के नीचे दिए गए विवरण को याद रखना आसान हो जाएगा। आप अपना औपचारिक पत्र लिखने के लिए उपरोक्त सलाह का उपयोग कर सकते हैं। इसके अलावा, औपचारिक पत्र (Aupcharik patra in hindi) के नमूने भी ऑनलाइन उपलब्ध हैं।

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औपचारिक पत्र लेखन के अंग | Parts of Aupcharik Patra in Hindi

औपचारिक पत्र लेखन के कुल सात अंग होते हैं जो इस प्रकार हैं –

• औपचारिक पत्र के आरंभ में “सेवा” शब्द के बाद अगली पंक्ति में कार्यालय का पूरा नाम और संबंधित कार्यालय के प्रमुख का पद लिखा जाता है।

• विषय औपचारिक पत्र का दूसरा अंग है। पत्र का उद्देश्य एक-पंक्ति, संक्षिप्त विषय शीर्षक से पहचाना जाता है।

• पता औपचारिक पत्र का तीसरा अंग है। अगली पंक्ति में विषय के ठीक बाद श्रीमान, माननीय, मान्यवर लिखकर संबोधित किया गया है।

• विषय वस्तु, जो एक औपचारिक पत्र का चौथा और अंतिम अंग है, दो पैराग्राफ में विभाजित है। हम सम्मानपूर्वक अनुरोध करते हैं कि पहला पैराग्राफ लेखन से शुरू हो और विषय, मुद्दे और मौजूदा कार्य के बारे में विस्तृत लेखन के साथ जारी रहे। आपसे विनम्र निवेदन है कि आप दूसरा पैराग्राफ लिखकर शुरू करें। बाद में आपसे अनुरोधित कार्रवाई करने का आग्रह किया जाता है।

• हस्ताक्षर और नाम औपचारिक पत्र का पाँचवाँ अंग बनाते हैं। जो व्यक्ति औपचारिक पत्र लिखता है, उसे उस पर अपने नाम और निम्नलिखित तीन वाक्यांशों में से एक के साथ हस्ताक्षर करना चाहिए: ईमानदारी से, विनम्रता से, या अनुरोधकर्ता के साथ। हस्ताक्षर के नीचे आपको अपना पूरा नाम लिखना होगा।

• पत्र लिखने वाले व्यक्ति का पता आधिकारिक पत्र का छठा अंग होता है। औपचारिक पत्र लिखने वाले व्यक्ति का पूरा पता नाम के नीचे अवश्य लिखा जाना चाहिए।

• तारीख औपचारिक पत्र का सातवां और अंतिम अंग है। औपचारिक पत्र पर तारीख लिखी होती है।

औपचारिक पत्र के प्रकार | Types of Aupcharik Patra in Hindi

यदि आप कुछ औपचारिक पत्र उदाहरण देखना चाहते हैं तो आप विभिन्न प्रकार के पत्र ऑनलाइन देख सकते हैं। यहां कुछ उदाहरण दिए गए हैं जो आपको इस विषय के बारे में अधिक समझदार बना सकते हैं:

नौकरी के लिए आवेदन पत्र – यह पत्र आपके आवेदन के साथ जमा किया जाता है। इस पत्र में अपनी पृष्ठभूमि, साख और अनुभव का संक्षिप्त विवरण दें। इसके अतिरिक्त, आप इसमें अपनी प्रभावशीलता, पहल और अन्य कौशल का प्रदर्शन कर सकते हैं।

प्रार्थना पत्र – इस पत्र का उपयोग किसी व्यक्ति या व्यवसाय से अनुग्रह का अनुरोध करने के लिए किया जाता है। इसमें आप अपनी मांग स्पष्ट और व्यवहार कुशल ढंग से व्यक्त कर सकते हैं।

शिकायत पत्र – यह पत्र किसी वस्तु या सेवा से असंतोष व्यक्त करने के लिए लिखा जा रहा है। इसमें आप अपनी शिकायत का वर्णन करते समय जितना चाहें उतना विशिष्ट और संवेदनशील हो सकते हैं।

अधिसूचना पत्र – इस पत्र का उद्देश्य आपको किसी भी समाचार या घटना पर अद्यतन करना है। इसमें आप अपने संगठन या कंपनी के नाम के साथ-साथ समाचार या घटना की बारीकियों का भी उल्लेख कर सकते हैं।

छुट्टी के लिए अधिसूचना पत्र – किसी कर्मचारी को यह सूचित करने के लिए कि वे छुट्टी पर जा रहे हैं, एक पत्र लिखें। यह आपको कर्मचारी के नाम, छुट्टी की तारीख और स्पष्टीकरण के साथ-साथ छुट्टी की अवधि के बारे में जानकारी शामिल करने की अनुमति देता है।

सैंपल आर्डर पत्र – यह पत्र उत्पाद के नमूने का अनुरोध करने के लिए भेजा जा रहा है। आप अपना नाम, पता और फोन नंबर सहित उत्पाद, कीमत और अपने बारे में जानकारी शामिल कर सकते हैं।

रिक्ति के लिए जानकारी पत्र – यह पत्र नौकरी के उद्घाटन के संबंध में विवरण प्राप्त करने के लिए लिखा जा रहा है। इसमें पद का शीर्षक, रिक्त पदों की कुल संख्या, आवेदन की अंतिम तिथि और आवश्यक योग्यता के बारे में जानकारी शामिल है।

निष्कर्ष 

इस पत्र के माध्यम से हमने औपचारिक पत्र क्या है (Aupcharik Patra In Hindi), औपचारिक पत्रों के प्रकार, औपचारिक पत्र लेखन के अंग, औपचारिक पत्र के प्रकार जैसी कई अन्य जरुरी जानकारी को साझा किया गया है।